Accesso agli atti e trasparenza amministrativa: una guida per cittadini e imprese

Nel contesto giuridico italiano, la trasparenza amministrativa è un principio fondamentale che garantisce ai cittadini e alle imprese il diritto di accedere agli atti della Pubblica Amministrazione (PA). Questo strumento permette di monitorare l’operato della PA, assicurando che le decisioni prese siano corrette e rispettose della normativa vigente.

Esistono diverse modalità per esercitare questo diritto, ognuna con finalità specifiche. Tra queste, un ruolo particolarmente rilevante è svolto dall’accesso agli atti nelle procedure di gara pubblica, disciplinato dagli articoli 35 e 36 del d.lgs. 36/2023, che regolano la possibilità per gli operatori economici di ottenere documenti e informazioni riguardanti le procedure di aggiudicazione.

In particolare, la normativa italiana prevede tre principali forme di accesso agli atti:

• Accesso documentale, disciplinato dalla Legge n. 241/1990;
• Accesso civico semplice, introdotto dal d.lgs. n. 33/2013;
• Accesso civico generalizzato (FOIA), anch’esso regolato dal d.lgs. n. 33/2013.

Approfondiamo ciascuna di queste possibilità per comprendere meglio come funzionano e quando possono essere utilizzate.

L’accesso documentale: uno strumento per tutelare i propri diritti

L’accesso documentale, regolato dagli articoli 22-28 della Legge n. 241/1990, consente a cittadini e imprese di ottenere documenti amministrativi utili per la tutela di un proprio interesse giuridico.

Chi può fare richiesta?

Questo tipo di accesso è riservato a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale in relazione ai documenti richiesti. In altre parole, chi presenta la domanda deve dimostrare che l’informazione contenuta nel documento è necessaria per la tutela di un proprio diritto.

Come si presenta la richiesta?

Per esercitare il diritto di accesso documentale, è necessario:

1. Presentare una richiesta scritta (anche tramite PEC) all’amministrazione che detiene il documento;
2. Indicare i propri dati identificativi e descrivere con chiarezza il documento richiesto;
3. Motivare la richiesta, spiegando il legame tra il documento e il proprio interesse giuridico.

L’amministrazione ha 30 giorni per rispondere, concedendo l’accesso o motivando un eventuale diniego. Se l’accesso viene negato o non si riceve risposta, il richiedente può presentare un’istanza di riesame al Responsabile della Trasparenza dell’ente oppure ricorrere al Tribunale Amministrativo Regionale (TAR).

Un caso concreto

Una recente sentenza del Consiglio di Stato (n. 7773/2020) ha stabilito che il silenzio della PA su una richiesta di accesso documentale costituisce una violazione del principio di trasparenza e non può essere giustificato senza una motivazione adeguata.

L’accesso civico semplice: trasparenza alla portata di tutti

L’accesso civico semplice, introdotto dal d.lgs. n. 33/2013, consente a chiunque di richiedere la pubblicazione di documenti e dati che la PA è obbligata a rendere pubblici. Se un’informazione che dovrebbe essere disponibile non lo è, il cittadino può richiederne la pubblicazione senza dover fornire alcuna motivazione specifica.

Qual è la differenza rispetto all’accesso documentale?

A differenza dell’accesso documentale, l’accesso civico semplice non richiede che il richiedente abbia un interesse giuridico specifico. Basta che il documento rientri tra quelli soggetti a pubblicazione obbligatoria.

Per ottenere queste informazioni, è sufficiente presentare una richiesta al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT) dell’ente interessato. La PA ha 30 giorni per rispondere.

Accesso agli atti nelle gare pubbliche secondo il d.lgs. 36/2023

L’accesso agli atti nelle procedure di gara è regolato dagli articoli 35 e 36 del d.lgs. 36/2023, che disciplinano il diritto degli operatori economici e degli altri soggetti interessati ad ottenere informazioni e documenti relativi alle procedure di aggiudicazione.

Accesso agli atti nelle fasi di gara

L’articolo 35 stabilisce che, durante la fase di gara, l’accesso agli atti è limitato per garantire la segretezza delle offerte e la tutela della concorrenza. Tuttavia, è possibile accedere agli atti successivamente all’aggiudicazione, salvo i casi in cui siano presenti esigenze di tutela del segreto industriale o commerciale.

Inoltre, viene garantito il diritto di accesso ai concorrenti esclusi, che possono ottenere copia della documentazione utile per valutare la legittimità della loro esclusione e, se necessario, proporre ricorso.

Limitazioni e tutela della riservatezza

L’articolo 36 disciplina le limitazioni all’accesso per proteggere dati sensibili e informazioni strategiche degli operatori economici. La stazione appaltante può negare l’accesso qualora ciò possa compromettere la concorrenza o rivelare segreti tecnici e commerciali. Tuttavia, l’operatore economico ha sempre la possibilità di richiedere la documentazione qualora essa sia necessaria per la tutela di un proprio diritto in sede giudiziaria.

L’accesso agli atti nelle gare pubbliche è quindi un equilibrio tra il diritto alla trasparenza e la necessità di proteggere informazioni riservate e strategiche.

L’accesso civico generalizzato (FOIA): più trasparenza per i cittadini

L’accesso civico generalizzato, noto anche come FOIA (Freedom of Information Act), rappresenta un ulteriore passo verso la trasparenza amministrativa. Questo strumento permette di ottenere documenti, dati e informazioni detenuti dalla PA, anche se non rientrano tra quelli soggetti a pubblicazione obbligatoria.

Quali documenti si possono ottenere?

L’accesso civico generalizzato consente di richiedere qualsiasi documento detenuto dalla PA, salvo alcune eccezioni legate alla sicurezza nazionale, alla tutela della privacy o al segreto industriale.

Se la richiesta viene respinta, il richiedente può presentare un’istanza di riesame o ricorrere al TAR.

Un caso giurisprudenziale rilevante

Il TAR Veneto (sentenza n. 2605/2024) ha stabilito che l’accesso agli atti di una gara pubblica non può essere negato senza una motivazione chiara, poiché ciò potrebbe compromettere il diritto di difesa di chi partecipa alla procedura.

Perché l’accesso agli atti è così importante?

L’accesso agli atti non è solo un diritto individuale, ma anche uno strumento di controllo democratico sull’operato della Pubblica Amministrazione. Grazie a queste normative, cittadini e imprese possono verificare la correttezza delle decisioni amministrative e agire per difendere i propri interessi.

Tuttavia, navigare tra le varie normative e procedure non è sempre semplice. Se hai bisogno di supporto per presentare una richiesta di accesso agli atti o per contestare un diniego, contattaci: il nostro studio legale è specializzato in diritto amministrativo e nella tutela dei diritti dei cittadini e delle imprese.